Management Assistant

Functie

De functie is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur en/of een afdelingen op administratief en organisatorisch vlak, met als doel op een confidentiële manier een goede en efficiënte administratie te garanderen. • Affiniteit met technische onderwerpen en projectmatig werken is een groot pluspunt.

Resultaatsgebieden: De functie is verantwoordelijk voor het ondersteunen van de directeur en/of een afdelingen op administratief en organisatorisch vlak, met als doel op een confidentiële manier een goede en efficiënte administratie te garanderen. • Affiniteit met technische onderwerpen en projectmatig werken is een groot pluspunt.

Resultaatsgebieden:

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor de directeur en/of een afdeling met als doel administratieve en logistieke ondersteuning op te zetten.
• Aannemen van telefonische oproepen in naam van de directie of afdeling.
• Ontvangen van bezoekers voor de directie of afdeling.
• Beantwoorden van vragen van medewerkers uit de afdeling.
• Beheren van de agenda en coördineren van de activiteiten van de directeur en/of afdeling met als doel in te staan voor een efficiënte planning van de activiteiten.
• Inplannen van vergaderingen in de agenda’s. Uitnodigen van de gewenste personen.
• Boeken van vergaderzalen, dienstreizen,…
• Voorbereiden en/of opmaken van documenten, dossiers,…op basis van preliminaire aanwijzingen, gegevens of concepten voor de directie en/of afdeling met als doel een ondersteuning van de werkzaamheden te garanderen.
• Opstellen en optimaliseren van brieven, nota’s, verslagen, presentaties.
• Opvragen van de nodige informatie bij betrokken personen.
• Invoeren van personeelsimputaties, bestellingen, opleidingen, toegang van personen, …voor de directie en/of de afdeling.
• Beheren en verdelen van documenten en dossiers voor alle formele vergaderingen met als doel ze tijdig te laten beschikken over de noodzakelijke informatie.
• Voorbereiden van diverse vergaderingen.
• Opstellen en optimaliseren van uitnodigingen, nota’s, verslagen, presentaties m.b.t. diverse vergaderingen.
• Versturen van de documenten die nodig zijn voor deze vergaderingen.
• Verantwoordelijk zijn voor het beheer van de documenten, de dossiers van de afdeling en bedrijfsoverkoepelende projecten met als doel de afdeling en het bedrijf te ondersteunen op administratief vlak.
• Archiveren van de documenten en dossiers van de afdeling.
• Organisatie van bedrijfsoverkoepelende evenementen, projecten,…

Jouw profiel

• Nauwgezetheid, overzicht kunnen bewaren en opleveren volgens beloofd tijdstip is een must
• Werken met een ERP pakket (zoals AX-dynamics) om bestellingen in te geven en uurrapportage is een standaard taak
• Vlot kunnen omgaan met software pakketten en een degelijke kennis van de office pakketten (Word, Excel, Powerpoint) is een must
• Perfect in de Nederlands taal, basis kennis van het Frans en Engels is een must. Goede kennis van Frans en/of Engels is een pluspunt.
• Klantgerichtheid, communicatief en flexibiliteit zijn basis vereisten.
• Voor ¼ van je werkpakket bestaat uit het agendabeheer en support van de technisch directeur
• O.w.v. het werkvolume en back-up regeling is een 100% werkregime een must

• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)

Solliciteren

Kirsten Kersschot
0493 87 33 65
kirstenkersschot@perfact-group.com